انسان موجودی اجتماعی است و یكی از مهارت‌هایی كه به آن نیاز دارد و با آن می‌تواند با دیگران ارتباط برقرار كند، سوء تفاهم در تبادل پیام است. افراد می‌توانند به وسیله گفت‌وگو و ارسال پیام با یكدیگر معاشرت كنند. بنابراین نحوه صحبت یا ارسال پیام از مهم‌ترین بخش‌های روابط بین فردی در محیط زندگی شخصی و شغلی و اجتماعی فرد محسوب می‌شود.

پیامی كه افراد به یكدیگر ارسال می‌كنند باعث می‌شود روابط آنها تضعیف یا مستحكم شود. همچنین امکان دارد خواسته‌های فرد با موافقت یا مخالفت روبه‌رو شود. برخی افراد برای این‌كه بتوانند منظور خود را بیان كنند با مشكل روبه‌رو می‌شوند و این مسأله باعث می‌شود طرف مقابل آنها دچار سوءتعبیر یا سوءتفاهم شود.

اگر فردی ناگزیر باشد مكررا منظور خود را اصلاح كند و بیش از حد توضیح دهد تا طرف مقابل او متوجه درخواست یا پیامش بشود، لازم است نحوه صحبت‌كردن یا ارسال پیام خود را اصلاح کند.كاربردی‌ترین نوع گفت‌وگو به صورت حضوری است و پس از آن صحبت به صورت شفاهی یا پیغام صوتی است و نهایتا افراد ممكن است برای صحبت كردن، پیام نوشتاری به یكدیگر ارسال كنند كه در این نوع پیام به دلیل این‌كه لحن نوشتار فرد نامشخص است، احتمال زیادی دارد مخاطب در برداشت كردن دچار سوءتفاهم شود.

انتخاب زمان مناسب و شرایط مطلوب برای گفت‌وگو نیز بسیار مهم است. موثرترین گفت‌وگو در حالت حضوری و شرایط آرام و بدون تنش و عاری از عوامل مزاحم انجام می‌شود. برخی افراد به دلیل تنش، اضطراب و نداشتن مهارت كنترل خشم، ممكن است در گفت‌وگو كردن با مشكلات زیادی روبه‌رو شوند.

گوش‌ دادن فعال و سكوت‌ كردن هنگامی كه طرف مقابل در حال صحبت است و پرهیز از قطع‌ كردن‌های مكرر صحبت طرف مقابل، باعث می‌شود فرآیند تبادل پیام و گفت‌وگو منطقی‌تر پیش برود. بنابراین لازم است در شرایطی كه فرد دچار هیجان خشم است یا خودكنترلی ندارد، از گفت‌وگو پرهیز كند. ابتدا از تمرین‌های آرام‌سازی استفاده كند و سپس به گفت‌وگو بپردازد. همچنین نوع كلماتی كه افراد استفاده می‌كنند و زبان بدن نیز اهمیت بسیار زیادی در معاشرت دارد و چنانچه كلام فرد و رفتار و زبان بدن با او همسو باشد، از ایجاد سوء‌تفاهم جلوگیری می‌كند.